Sejm rozpoczął prace nad zmianą ustawy o doręczeniach elektronicznych. Projekt dotyczy przede wszystkim wdrożenia e – doręczeń w podmiotach publicznych. Dla zaliczających się do podmiotów niepublicznych zakładów ubezpieczeń nowelizacja niewiele zmienia. Ubezpieczyciele powinni rozpocząć stosowanie doręczeń elektronicznych nie później niż 1 kwietnia 2025 r.

E – doręczenia w pigułce

Doręczenia elektroniczne mają zastąpić listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Zapewnią identyfikację nadawcy i odbiorcy. Komunikacja elektroniczna docelowo będzie obowiązkowa dla podmiotów publicznych i podmiotów niepublicznych, w tym zakładów ubezpieczeń. Już teraz, chociaż termin wdrożenia formalnie jeszcze nie minął, przepisy prawa niekiedy odwołują się do e – doręczeń. W świetle art. 3 ustawy o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym reklamacja może być złożona na adres do doręczeń elektronicznych. Również na podstawie art. 18 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych oświadczenie o wypowiedzeniu lub odstąpieniu od umowy ubezpieczenia obowiązkowego (w tym obowiązkowego OC posiadaczy pojazdów mechanicznych) może być wysłane na adres do doręczeń elektronicznych.

Wyróżniamy dwie podstawowe usługi: PURDE i usługę kwalifikowaną. Usługa PURDE (publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego) jest przeznaczona do komunikacji z podmiotami publicznymi. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (Q-Doręczenia w nomenklaturze Poczty Polskiej) jest przeznaczona do komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi.

Zgodnie z art. 151 ustawy o doręczeniach elektronicznych podmioty niepubliczne wpisane do KRS obowiązane są do posiadania ADE (adresu do doręczeń elektronicznych) powiązanego z PURDE lub usługą kwalifikowaną w terminie 3 miesięcy od dnia określonego w komunikacie Ministra Cyfryzacji. Ostatni komunikat został wydany 12 lipca 2024. Przewiduje on datę 1 stycznia 2025 r. Oznacza to, że zakłady ubezpieczeń powinny posiadać PURDE i Q – Doręczenia 3 miesiące później, czyli najpóźniej 1 kwietnia 2025. Te dodatkowe 3 miesiące zostały „wywalczone” wspólnym pismem PIU i innych organizacji rynku finansowego z lutego 2022 r. skierowanym do ówczesnego Sekretarza Stanu ds. Cyfryzacji Pana Janusza Cieszyńskiego.

Infrastruktura

Zgodnie z informacjami docierającymi do PIU wciąż nie jest w pełni gotowa infrastruktura, która umożliwiłaby stosowanie e – doręczeń w relacji z klientami. Nie nastąpiła jeszcze pełna integracja wszystkich kwalifikowanych dostawców usług oraz operatora wyznaczonego w zakresie, w jakim podmioty te miałyby zapewnić możliwość wymiany korespondencji instytucji finansowych z ich klientami.

W połowie roku PIU zorganizowała spotkanie sektora ubezpieczeń, Związku Banków Polskich (ZBP), Izby Zarządzającej Funduszami i Aktywami (IZFiA) oraz Izby Domów Maklerskich (IDM). Uczestnicy spotkania potwierdzili brak integracji usługi operatora publicznego z komercyjnymi dostawcami tych usług. Doręczenia elektroniczne muszą umożliwiać wymianę korespondencji pomiędzy dowolnymi dwoma podmiotami niepublicznymi lub prywatnymi, obsługiwanymi przez różnych dostawców kwalifikowanej usługi doręczeń elektronicznych, podłączonych do krajowego systemu doręczeń elektronicznych. Brak integracji wszystkich podmiotów świadczących usługę doręczeń elektronicznych nie tylko stawia pod znakiem zapytania sukces projektu e – doręczeń, ale również będzie generować ryzyka dla podmiotów sektora finansowego, które nie będą w stanie skutecznie komunikować się z klientami (nadać lub odebrać od nich wiadomość). Brak interoperacyjności systemu dostawcy usługi dla klienta oraz dostawcy wybranego przed przedsiębiorcę uniemożliwi skuteczną wymianę korespondencji tym kanałem, a więc realizację obowiązków ustawowych nałożonych na rynek finansowy. Uczestnicy spotkania ustalili, iż PIU, ZBP, IDM i  IZFIA wystąpią ze wspólnym pismem do Ministerstwa Cyfryzacji  z propozycją rozpoczęcia dialogu w zakresie uregulowania rynku i zapewnienia koniecznych rozwiązań technicznych niezbędnych do zapewnienia pełnej i prawidłowej funkcjonalności po stronie całego sektora finansowego. Izby rynku finansowego dotychczas nie otrzymały odpowiedzi na swoje wystąpienie.

Nowelizacja ustawy

7 listopada br. odbyło się pierwsze czytanie rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (druk nr 761). Sejm skierował projekt do Komisji Cyfryzacji, Innowacyjności i Nowoczesnych Technologii, która na posiedzeniu 8 listopada br. projekt przyjęła.

W trakcie prac parlamentarnych podkreślono, że projekt ustawy nie dotyczy zmiany terminu wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Wejście w życie zostało ustalone na 1 stycznia 2025 r. i ten termin pozostaje w mocy. Natomiast w dialogu z jednostkami samorządu terytorialnego Ministerstwo Cyfryzacji postanowiło złożyć projekt ustawy, który ma na celu usprawnić wdrożenie e – doręczeń w podmiotach publicznych, a jednocześnie wprowadzić okres przejściowy, w którym równoważne z doręczeniem na adres do doręczeń elektronicznych będzie doręczanie według systemu ePUAP. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy wprowadzenie planowanych rozwiązań podyktowane jest przede wszystkim brakiem gotowości po stronie części podmiotów publicznych, w szczególności jednostek samorządu terytorialnego, do stosowania e – doręczeń. Wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych złożyło jedynie 30% obowiązanych podmiotów publicznych. W celu zapewnienia skutecznego wdrożenia e – doręczeń w podmiotach publicznych zaproponowano wprowadzenie okresu przejściowego do 31 grudnia 2025 r. W konsekwencji podmioty publiczne będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. dostosować organizacyjnie urzędy, wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD) oraz poznać nowe rozwiązanie, jakim są e – doręczenia.

Propozycje PIU

Podczas konsultacji publicznych projektu ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych Polska Izba Ubezpieczeń zaproponowała dodanie przepisu, który precyzowałby uprawnienia podmiotu niepublicznego (w tym zakładu ubezpieczeń) w okresie przejściowym.

Do 31 grudnia 2025 r., podmiot publiczny może doręczać korespondencję do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym przy wykorzystaniu publicznej usługi doręczenia rejestrowanego wyłącznie w przypadku, gdy osoba fizyczna lub podmiot niebędący podmiotem publicznym wyrazi zgodę na doręczanie przez ten podmiot publiczny pism na adres do doręczeń elektronicznych. Przy czym sama aktywacja adresu BAE nie jest równoznaczna z wyrażeniem takiej zgody.

Dodatkowo PIU zaproponowała  rozwiązanie awaryjne, które określi sposób postępowania z przesyłką w sytuacjach, gdy mamy do czynienia z błędnym działaniem systemów informatycznych odpowiedzialnych za obsługę e – doręczeń.

W chwili wystąpienia awarii technicznej uniemożliwiającej nadanie, odbiór lub brak możliwości poprawnego pobrania wiadomości przez e – doręczenia, operator zobowiązany jest do zachowania transparentności w komunikacji o awarii oraz przewidywanych czasach przywrócenia systemu. Dodatkowo w przypadku występowania awarii, pismo nie zostaje uznane za doręczone/odebrane w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji.

Izba podkreśliła, że zarówno podmioty publiczne jak i niepubliczne zobowiązane są do wykonania szeregu prac technicznych, odpowiadających na wyzwania jakie stawia przed nimi obsługa e – doręczeń. Zapowiedziana zmiana działania funkcjonalności e – doręczeń niesie ze sobą konieczność rozbudowy infrastruktury technicznej odpowiedzialnej za dostosowanie się do tych zmian.  Przykładem jest tutaj zmiana maksymalnej objętości plików nawet to 500 MB. Z uwagi na to, że jest to nowy proces, zarówno organizacje publiczne jak i niepubliczne nie są w stanie oszacować, jaka infrastruktura jest niezbędna do zapewnienia obsługi tak dużych wiadomości, co wiąże się z wydłużonym czasem obsługi.

Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji

Ministerstwo nie uwzględniło propozycji PIU w zakresie przepisu przejściowego. Stwierdzono, że zgodnie z ustawą o doręczeniach posiadanie aktywnego adresu do doręczeń jest równoważne żądaniu doręczenia korespondencji na ten adres. Zaproponowany przez PIU przepis utrudniałby doręczanie korespondencji przez podmioty publiczne, gdyż musiałyby one weryfikować, czy nadawca posiada adres do doręczeń i dodatkowo, czy nadawca wyraził zgodę na doręczenia korespondencji na ten adres. Jak podkreślono ustawa o doręczeniach elektronicznych weszła w życie wiele lat temu i podmioty niepubliczne miały kilka lat na dostosowanie się do zmian. Nieco mniej rygorystyczne stanowisko Ministerstwo przyjęło w zakresie rozwiązania awaryjnego w razie błędu. Podkreślono,  że propozycja jest do rozważenia przy planowanej, szerokiej nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych.

1 kwietnia 2025 r. nie do zmiany

Zarówno z wypowiedzi przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji w Sejmie, jak i z uzasadnienia do projektu ustawy możemy wysnuć wniosek, że wprowadzenie okresu przejściowego dla podmiotów niepublicznych nie jest możliwe, chociaż taki okres wprowadza się dla podmiotów publicznych. Do refleksji skłania tylko uzasadnienie takiej decyzji (druk 761). Z jednej strony „wprowadzenie planowanych rozwiązań podyktowane jest przede wszystkim brakiem gotowości po stronie części podmiotów publicznych do stosowania e-Doręczeń (…) Z przeprowadzonych analiz wynika bowiem, że wniosek o założenie adresu do doręczeń złożyło jedynie 30% obowiązanych podmiotów publicznych, mimo że termin wejścia w życie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych był już kilkukrotnie przesuwany ze względu na niewystarczającą gotowość po stronie podmiotów obowiązanych”. Z drugiej strony „ustawa o doręczeniach elektronicznych weszła w życie wiele lat temu, a podmioty niepubliczne miały kilka lat na dostosowanie się do zmian. Brak uzasadnienia wprowadzenia okresu przejściowego dla podmiotów niepublicznych, gdyż obowiązek posiadania adresu do doręczeń nie jest dla niech tak dużą zmianą organizacyjną, jak dla podmiotów publicznych.”