Ustawa o dystrybucji ubezpieczeń nakłada m. in. na osoby wykonujące czynności agencyjne (OFWCA), agentów będących osobami fizycznymi, wspólników i członków zarządów spółek agencyjnych oraz pracowników zakładów ubezpieczeń wykonujących czynności dystrybucyjne, obowiązek szkoleń zawodowych. To co najmniej 15 godzin rocznie. Pandemia sprawiła, że szkolenia przeniosły się do Internetu. Same szkolenia działają dobrze, niemniej zakłady ubezpieczeń napotykają na problemy związane z weryfikowaniem, czy osoby wykonujące czynności agencyjne zrealizowały ustawowy obowiązek szkoleniowy.

Szkolenia zawodowe – OFWCA

Najliczniejszą grupę osób, które są zobowiązane do odbycia szkoleń zawodowych, stanowią osoby fizyczne wykonujące czynności agencyjne z upoważnienia agenta ubezpieczeniowego, czyli OFWCA. Agenci, którzy są tu dystrybutorami odpowiedzialnymi za przeszkolenie OFWCA, korzystają ze szkoleń przygotowanych przez zakłady ubezpieczeń, jak też  sami organizują takie szkolenia lub zlecają ich przeprowadzenie innym podmiotom. Skąd więc problemy z weryfikacją szkoleń?

Współpraca z wieloma zakładami i agentami

Agenci współpracują z jednym lub wieloma zakładami ubezpieczeń. Sprzedają ubezpieczenia z jednego lub obu działów ubezpieczeniowych. Z kolei, OFWCA współpracują z jednym lub wieloma agentami na rzecz jednego lub wielu zakładów. W zakresie swojej pracy mogą mieć tylko jeden dział ubezpieczeń, ale mogą też sprzedawać ubezpieczenia życiowe i majątkowe. Przy czym szkolenia dla takich osób muszą uwzględniać charakter proponowanych umów ubezpieczenia i zakres wykonywanych czynności. A te 15 godzin nie musi odbyć się w odniesieniu do każdego zakładu, z którym taka osoba pracuje.

Agent decyduje o zakresie umocowania OFWCA

To nie zakład ubezpieczeń, lecz agent decyduje o bieżącym zakresie umocowania poszczególnych OFWCA. To zaś determinuje potrzebę i zakres niezbędnego szkolenia tych osób. Zakres umocowania OFWCA nie musi być tożsamy z umocowaniem agenta, więc nie można o nim przesądzić na podstawie treści udzielonych przez zakłady pełnomocnictw agentów, na rzecz których OFWCA działa.

Termin realizacji szkolenia

W przypadku OFWCA wykonujących czynności agencyjne w imieniu agentów, którzy współpracują z dwoma lub więcej zakładami ubezpieczeń, problematyczne dla zakładu ubezpieczeń jest ustalenie terminu, w jakim OFWCA musi odbyć pierwsze szkolenie. Zgodnie z ustawą okres ten wynosi 18 miesięcy od dnia wpisu do rejestru pośredników ubezpieczeniowych. Tymczasem, zakład ubezpieczeń ma informację o terminie wpisu danej OFWCA do rejestru, który został dokonany na jego wniosek. Nie ma wiedzy, kiedy OFWCA wpisano do rejestru pośredników ubezpieczeniowych na podstawie wniosków złożonych przez inne zakłady ubezpieczeń, z którymi również dany agent współpracuje. Zakład nie może takiej informacji samodzielnie pozyskać z rejestru pośredników. Powyższe może rodzić problemy w ustaleniu terminu wymagalności odbycia pierwszego szkolenia zawodowego, jak i szkoleń w kolejnych latach.

Setki tysięcy zaświadczeń

Zakłady ubezpieczeń zbierają i weryfikują co roku setki tysięcy zaświadczeń o odbyciu szkolenia. Liczba agentów i OFWCA to jedno. Każda osoba obowiązana do szkolenia może mieć też kilka zaświadczeń. Są to dokumenty z różnych źródeł, mają różną treść. Zdarzają się dokumenty nieprawidłowe lub niejasne w swej treści.

Powyższe powoduje konieczność dokładnej weryfikacji, wyjaśniania treści ogromnej ilości zbieranych zaświadczeń o odbyciu szkoleń zawodowych i ustalania czy zrealizowany został ustawowy obowiązek szkoleniowy przez poszczególne osoby obowiązane, co rodzi konieczność rozbudowania w znacznym stopniu administracji i powoduje zwiększenie kosztów dystrybucji.

https://piu.org.pl/dobre-praktyki-jeden-druk-zaswiadczen-o-zdaniu-egzaminu/

Obowiązek agenta

Z powyższych względów oraz faktu, iż w świetle ustawy agent posiada kompetencje organizatora szkoleń zawodowych i jest dystrybutorem ubezpieczeń podlegającym kontroli organu nadzoru, to nie na zakładzie ubezpieczeń, ale na agencie przede wszystkim powinien ciążyć obowiązek weryfikowania i zapewnienia, że obowiązek szkoleniowy przez OFWCA działające z jego upoważnienia został zrealizowany.

Organ nadzoru wymaga jednak, aby z uwagi na przewidziany w ustawie o dystrybucji ubezpieczeń obowiązek sprawowania nadzoru nad agentami oraz obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej współpracy z agentem, a w szczególności dokumentacji dotyczącej realizacji obowiązkowych szkoleń zawodowych, zakłady zbierały zaświadczenia o odbyciu szkolenia zawodowego przez OFWCA i weryfikowały na ich podstawie realizację obowiązków szkoleniowych przez te osoby.

W PIU trwają dyskusje nad tym, jak wesprzeć działania zakładów w powyższym procesie. Kwestia szkoleń zawodowych będzie zapewne dyskutowana przy okazji przeglądu dyrektywy IDD oraz następnie ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.